Quoi envoyer à tes athlètes quand tu les représentes

Le jeune de 19 ans que t'as signé au printemps a un camp dans onze jours et il a pas lu un seul de tes courriels. Pas parce qu'il s'en fout. Parce qu'il a 19 ans, 40 fils non lus sur son téléphone, et que le tien ressemble à celui de sa famille de pension. La communication d'une agence d'athlètes a une seule job: mettre la bonne information devant le bon athlète avant le moment où ça compte. Voici quoi envoyer à tes athlètes, et comment une agence de joueurs le fait avec un groupe privé dans l'app Living Sisu.

Pas de code QR public. Un courriel personnel, un athlète à la fois.

Une équipe imprime son code QR et le colle sur la porte du vestiaire. Une agence fait le contraire. Ton groupe est privé: personne scanne une affiche, personne trouve un code en ligne. Sur Premium et Pro, tu choisis la méthode d'adhésion, et tu la mets à invitation par courriel seulement. Chaque athlète reçoit une invitation personnelle envoyée depuis my.livingsisu.com, avec un message écrit pour lui ou pour elle, et rejoint le groupe depuis ce courriel dans sa propre CarteAthlète (AthleteCard).

Ça compte pour deux raisons. Un, l'athlète ouvre une invitation de l'agent qui l'a signé, pas un formulaire générique. Deux, le groupe reste ce qu'il doit être: tes clients, tes anciens, personne d'autre. Sur le tableau de bord, tu vois combien ont rejoint par invitation courriel et combien ont ouvert le groupe cette semaine, sans jamais voir un nom de famille, un courriel ou une photo.

Ressources: les trois documents que chaque athlète demande au pire moment

Tout ce que t'as déjà répondu par texto à 23 h va dans les Ressources: texte, images, PDF, visibles par le palier que tu choisis.

1. Quoi savoir avant un camp. Un PDF d'une page par type de camp: quoi apporter, le jour d'arrivée, c'est qui les entraîneurs, ce que le staff évalue, quoi pas dire aux médias, quand t'appeler. Mis à jour une fois par année, vu par tous les clients junior du groupe.
2. Comment préparer une entrevue. Les trois questions qu'ils vont avoir, la structure de réponse que tu veux, quoi porter, les deux sujets à éviter.
3. Les documents à fournir. La liste: copie du passeport, dossier médical, relevés de notes, papiers de visa, tailles d'équipement, coordonnées bancaires pour les remboursements de dépenses. Avec une date limite. Dans le format que tu veux.

Ajoute ceux qui sont propres à ton agence: l'explication du contrat pour les parents, les lignes directrices réseaux sociaux, les bases de nutrition de ta nutritionniste, le plan d'entraînement hors saison. Sur Pro, les ressources sont illimitées, donc rien a besoin d'être coupé.

Pourquoi un PDF dans l'app bat un PDF dans un courriel

Le courriel est lu une fois pis perdu. La ressource est dans la même app que l'athlète ouvre pour le lien d'entraînement et le rabais sur l'équipement, et elle est encore là en mars.

Un salon d'annonces où toi seul écris

Le chat sur le plan Pro te donne des salons de discussion et un salon d'annonces. Dans le salon d'annonces, seul le propriétaire publie. Sers-t'en pour ce qui doit pas se perdre: « Les invitations de camp partent lundi, regardez vos ressources », « Nouveau partenaire équipement, 25 % sur les patins, l'offre est dans ce message ». Tu peux glisser une offre directement dans la conversation, donc l'athlète tape une fois et il a le code.

Les salons de discussion sont optionnels. Certaines agences en ouvrent un pour que les clients junior s'échangent des trucs de camp, un pour les parents, un pour les anciens. L'important, c'est que le salon d'annonces est pas un groupe texto avec 60 personnes qui répondent « merci ».

Partenaires: équipement, entraînement, nutrition, physio

Tes athlètes achètent déjà des patins, des abonnements de gym, des suppléments et des séances de physio. Tu connais déjà les bons fournisseurs. Entre-les comme partenaires dans le groupe, chacun avec une offre réservée à tes clients: un code promo, un code-barres au comptoir, un rabais automatique.

• Équipement. Un pro shop ou un représentant de marque avec un prix client sur les bâtons, les patins, la protection.
• Entraînement. L'entraîneur de force hors saison, le spécialiste du patinage, l'entraîneur des gardiens: un tarif client sur les forfaits.
• Nutrition. Une consultation avec une nutritionniste, un service de repas préparés, le fournisseur de suppléments en qui t'as vraiment confiance.
• Physio et récupération. Première évaluation à tarif client, priorité de réservation en saison.

Deux affaires se passent. L'athlète a un vrai avantage à être ton client, un argument de rétention que tu peux mettre sur la table quand une agence rivale l'appelle. Et si le fournisseur verse une commission sur les achats des clients, le groupe se paie tout seul: 60 clients, 30 % utilisent l'offre équipement dans la saison, 400 $ en moyenne, 15 % de commission = 1 080 $ sur un seul partenaire. Personne dans le groupe paie quoi que ce soit; les membres ne paient jamais pour être dans un groupe.

Paliers: junior, pro, retraité

Un jeune de 16 ans qui s'en va à un camp de repêchage, un joueur de 27 ans sur un contrat à deux volets et un ancien de 38 ans qui a pris sa retraite l'an passé ont besoin de trois fils différents. Les paliers de membres sur Pro te laissent les classer et choisir qui voit quoi:

• Junior: préparation de camp, préparation d'entrevue, documents scolaires, ressources pour les parents, dates limites des ligues junior en événements.
• Pro: calendrier contractuel, documents de taxes et de relocalisation, lignes directrices médias, le réseau de physio dans chaque ville.
• Retraité: ressources de transition, le salon de discussion des anciens, les événements où tu veux les avoir dans la salle pour mentorer les juniors.

La mère d'un espoir voit pas le guide de taxes des pros. Un défenseur retraité reçoit pas la liste de bagages du camp de repêchage. Tout le monde voit ce qui s'applique à lui, et rien d'autre.

Les dates limites en événements

Inscription au repêchage, dates de combine, fenêtres de rendez-vous pour les visas, le patin d'été de l'agence, le souper annuel des familles. Les événements ont une date, une heure, un lieu, une carte, un prix quand ça s'applique et un bouton d'inscription. L'athlète voit la prochaine date sur sa carte; toi, tu vois qui s'est inscrit.

Liens utiles et administrateurs

Les liens utiles, c'est les cinq affaires que tu renvoies chaque semaine: l'horaire d'entraînement, le portail de la ligue, le formulaire de réservation de voyage, le formulaire de dépenses, le dépôt de matériel média. Mets-les dans l'app une fois.

Les administrateurs ont un accès délégué avec des permissions choisies une par une. Le recruteur junior peut publier des événements pour le palier junior seulement. L'adjointe qui gère les documents peut mettre à jour les ressources et rien d'autre.

Ce que le tableau de bord dit à un agent

Les ouvertures par jour, pour savoir si le PDF de préparation de camp a été lu avant le camp. Le contenu le plus vu, pour savoir ce qui intéresse vraiment tes athlètes. D'où viennent les membres, ce qui pour une agence devrait lire 100 % invitations courriel. Les comptes, jamais les identités. Si le groupe se fait pas ouvrir, la réponse c'est pas un autre courriel; c'est une meilleure ressource et une offre partenaire qui vaut la peine d'ouvrir l'app.

FAQ

Est-ce que des athlètes d'autres agences peuvent trouver ou rejoindre le groupe?

Non. Tu utilises pas de code QR public ni de code public. Chaque athlète rejoint le groupe depuis une invitation personnelle par courriel que t'envoies depuis my.livingsisu.com. Tu contrôles la liste.

Est-ce que les athlètes paient quelque chose?

Jamais. Les membres ne paient jamais pour être dans un groupe. L'agence paie le plan, et les commissions des partenaires le couvrent habituellement.

Quel plan une agence a besoin?

Les paliers, le chat avec le salon d'annonces, les ressources et les admins illimités sont sur Pro (2 000 $/an). Une agence avec une poignée de clients peut commencer sur Free avec 5 ressources et quelques partenaires, puis monter.

Crée ton groupe

Écris le PDF de préparation de camp une fois. Invite tes dix premiers athlètes. Va sur my.livingsisu.com, crée ton groupe et arrête de répondre à la même question à 23 h.